Você sabia que a simples eleição de uma nova diretoria exige que você precise atualizar certificado digital da ONG imediatamente?
Muitos gestores do Terceiro Setor desconhecem que o certificado digital de pessoa jurídica (e-CNPJ) está vinculado diretamente ao CPF do representante legal cadastrado na Receita Federal.
Isso significa que, se o presidente mudou, o certificado antigo perde a validade para fins de assinatura jurídica, mesmo que a data de expiração ainda não tenha chegado.
Neste guia completo e atualizado, vamos explicar o passo a passo seguro para regularizar a situação. Dessa forma, sua organização evita bloqueios em contas bancárias, travamento na emissão de notas e multas por atraso na entrega de obrigações fiscais.
Qual o vínculo entre a presidência e o certificado digital?
Para entender a urgência desse processo, é preciso compreender como funciona a identidade digital de uma pessoa jurídica no Brasil.
O e-CNPJ funciona como uma ‘caneta digital’ que tem validade jurídica garantida. No entanto, essa caneta precisa ser segurada por alguém de carne e osso.
Perante a Receita Federal, quem responde pelos atos da ONG é o ‘Responsável Legal’, geralmente o presidente eleito conforme o Estatuto Social.
Portanto, o certificado digital carrega dois dados principais: o número do CNPJ da instituição e o número do CPF desse responsável.
Por que o certificado antigo se torna inválido?
Quando ocorre a posse de um novo presidente, essa alteração deve ser comunicada aos órgãos públicos.
A partir do momento em que a base de dados da Receita Federal é atualizada com o novo responsável, o certificado antigo se torna obsoleto.
Isso ocorre porque há uma divergência de dados: o sistema da Receita aponta o ‘Presidente B’, mas o certificado está tentando assinar como ‘Presidente A’.
Nesse cenário, o acesso ao e-CAC é bloqueado e a transmissão de declarações essenciais, como a DCTFWeb, é impedida.
Passo a passo para atualizar certificado digital da ONG
O processo não se resume apenas a comprar um novo certificado. Existe uma ordem burocrática que deve ser respeitada para evitar gastos desnecessários.
Se você tentar emitir o certificado antes de regularizar a situação cadastral, a Autoridade Certificadora negará a emissão.
Confira abaixo o roteiro correto para realizar essa transição com segurança.
1. Registro da Ata de Eleição e Posse
O primeiro passo para atualizar certificado digital da ONG ocorre fora do ambiente digital. A Ata de Eleição da nova diretoria deve ser devidamente registrada no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas.
Esse documento é a prova legal de que houve a mudança de gestão e será exigido em todas as etapas seguintes.
2. Atualização na Receita Federal (DBE)
Esta é a etapa que muitos esquecem. Antes de agendar a validação do certificado, o contador deve enviar o DBE (Documento Básico de Entrada) para a Receita Federal.
O DBE serve para alterar o ‘Responsável Legal’ no cadastro do CNPJ.
Apenas após o deferimento desse processo, e com o nome do novo presidente constando no cartão CNPJ, é que se deve avançar para a compra do certificado.
3. Escolha do modelo de certificado e compra
Com o CNPJ atualizado, você pode escolher o modelo de certificado mais adequado para a rotina da ONG.
Atualmente, existem duas opções principais:
- Modelo A1: arquivo instalado diretamente no computador. Tem validade de 1 ano e permite cópias de segurança (backup).
- Modelo A3: armazenado em mídia física (Token USB ou Cartão). Tem validade de até 3 anos, mas precisa estar conectado ao computador para funcionar.
Para a maioria das ONGs, o modelo A1 oferece mais agilidade no envio de informações contábeis, pois pode ser compartilhado com o escritório de contabilidade.
4. Validação presencial ou por videoconferência
Para finalizar o processo de atualizar certificado digital da ONG, o novo presidente precisa provar sua identidade.
A validação por videoconferência é o método mais ágil, dispensando o deslocamento até uma unidade certificadora.
No entanto, para que a videoconferência seja possível, o novo titular geralmente precisa ter biometria cadastrada previamente (como na CNH digital).
Caso contrário, será necessário agendar uma visita presencial levando os documentos originais.
Documentação exigida para atualizar certificado digital da ONG
A organização prévia dos documentos evita retrabalho e perda de prazos.
No dia da validação (seja online ou presencial), o novo representante deve ter em mãos:
- Documento de identificação original (RG, CNH ou Carteira Profissional);
- Estatuto Social registrado no cartório;
- Ata de Eleição da diretoria atual, devidamente registrada;
- Cartão CNPJ atualizado (já com o nome do novo presidente);
- Comprovante de endereço recente (caso seja solicitado, embora para PJ o endereço do CNPJ seja o mandatório).
Riscos de não atualizar o certificado a tempo
A demora na regularização do certificado digital pode gerar um efeito dominó de problemas administrativos e financeiros para a entidade.
O primeiro impacto é sentido na contabilidade. Sem o acesso ao sistema do governo (e-CAC), não é possível fechar a folha de pagamento no eSocial.
Isso pode acarretar multas pelo atraso no envio das informações previdenciárias e trabalhistas dos funcionários da ONG.
Além disso, a organização fica impedida de emitir Certidões Negativas de Débitos (CND).
Sem a CND, a ONG fica inabilitada para participar de editais de fomento, renovar parcerias com o poder público ou receber doações incentivadas.
Cuidados de segurança com o novo certificado
Após a emissão, a segurança da assinatura digital passa a ser responsabilidade do novo presidente.
É fundamental que a senha de instalação (no caso do A1) ou a senha do dispositivo (no caso do A3) seja forte e guardada em local seguro.
Lembre-se de que o certificado digital tem a mesma validade jurídica de uma assinatura reconhecida em cartório. Portanto, qualquer documento assinado com ele é considerado irrefutável legalmente.
Recomenda-se que o arquivo do certificado seja compartilhado apenas com a contabilidade responsável e pessoas de extrema confiança na administração financeira.
Gestão eficiente para o terceiro setor
Manter a regularidade fiscal de uma ONG exige atenção constante aos detalhes burocráticos e aos prazos legais.
A troca de presidência é um momento delicado, mas com o planejamento correto, a transição ocorre sem prejudicar os projetos sociais em andamento.
Atualizar certificado digital da ONG é apenas uma das diversas obrigações acessórias que garantem a transparência e a idoneidade da sua instituição.
Se você quer garantir que sua ONG continue operando com segurança jurídica e fiscal, evite riscos desnecessários, conte com o suporte de especialistas contábeis.
