Prestação de contas no terceiro setor: Dicas para evitar glosas e rejeições

A prestação de contas no terceiro setor é o pilar que sustenta a credibilidade de qualquer Organização da Sociedade Civil (OSC).

Mais do que uma exigência burocrática, ela é fundamental para garantir a transparência, evitar a rejeição de projetos e, consequentemente, a devolução de recursos (glosas).

No cenário atual, organizações sem fins lucrativos precisam seguir práticas rigorosas de compliance e governança, preparando relatórios claros e integrados para conquistar a aprovação de financiadores públicos e privados.

Compreender cada etapa da prestação de contas no terceiro setor é o que difere o sucesso de um projeto de prejuízos financeiros e reputacionais.

Neste guia, atualizamos os principais conceitos, documentos necessários e as estratégias tecnológicas que aumentam as chances de aprovação e reduzem riscos operacionais.

Prestação de contas no terceiro setor: Conceito e importância

A prestação de contas no terceiro setor refere-se ao processo contínuo de transparência e responsabilidade que as organizações têm sobre a utilização dos recursos captados. Esse conceito é essencial para manter a confiança de doadores, voluntários, do Estado e da sociedade.

A importância desse processo é multifacetada:

1. Transparência: Permite que todos os stakeholders compreendam como o dinheiro está sendo investido.
2. Demonstração de impacto: Vai além dos números; prova que a organização está gerando resultados sociais reais, o que é crucial para a captação de novos apoios.
3. Legalidade: É uma exigência legal. A Lei Federal 13.019/2014 (Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil – MROSC), por exemplo, estabelece diretrizes rígidas para parcerias com o poder público, focando no cumprimento do objeto e na correta aplicação financeira.
4. Reputação: Fortalece a marca da instituição. Ao demonstrar responsabilidade fiscal e alinhamento aos objetivos sociais, a entidade atrai mais investimentos.

Principais etapas da prestação de contas

O ciclo da prestação de contas não começa apenas no fim do projeto, mas sim no seu planejamento. As etapas essenciais incluem:

1. Planejamento e plano de trabalho: Antes de receber o recurso, a entidade deve definir categorias claras de receitas e despesas. O orçamento deve ser realista e alinhado ao plano de trabalho aprovado.
2. Execução e registro contábil: Cada movimentação financeira deve ser registrada sistematicamente, respeitando o princípio da competência e as normas contábeis específicas (ITG 2002).
3. Conciliação bancária: Verificar periodicamente se o saldo contábil bate com o extrato bancário da conta específica do projeto.
4. Elaboração de relatórios: Consolidação das informações em relatórios de execução financeira e de execução do objeto (focados no atingimento de metas).
5. Auditoria e revisão: Uma verificação interna ou externa para assegurar que não há falhas antes do envio aos órgãos reguladores.
6. Publicidade: Divulgação dos balanços e relatórios em canais oficiais e no site da instituição, conforme exigido por leis de acesso à informação.

Erros comuns que levam a glosas e rejeições

A glosa ocorre quando um gasto é considerado inválido pelo financiador, obrigando a instituição a devolver o valor corrigido. Para evitar isso na gestão financeira de OSCs, atente-se aos erros mais frequentes:

1. Documentação inidônea: Apresentar recibos simples onde a lei exige Nota Fiscal Eletrônica.
2. Desvio de finalidade: Utilizar recursos de um projeto para pagar despesas de outro ou custos administrativos não previstos.
3. Movimentação em espécie: Realizar saques ou pagamentos em dinheiro vivo quando a norma exige transferência eletrônica identificada.
4. Ausência de nexo causal: Falha em comprovar que aquele pagamento específico gerou o bem ou serviço para o projeto.
5. Atraso no envio: Perder os prazos legais gera inadimplência e bloqueia o recebimento de novos recursos.

Documentos obrigatórios e organização

A era digital exige que a documentação seja impecável, tanto física quanto digitalmente. Os itens obrigatórios geralmente incluem:

1. Extratos bancários: Da conta corrente específica e de aplicações financeiras.
2. Comprovantes fiscais: Notas Fiscais (com atestado de recebimento), RPAs (Recibo de Pagamento a Autônomo) e guias de recolhimento de impostos.
3. Processos de compras: Cotações de preços (mínimo de três) para justificar a escolha de fornecedores.
4. Relatórios fotográficos e listas de presença: Para comprovar a realização das atividades-fim.
5. Balanço Patrimonial e DRE: Assinados por contador habilitado.
6. Certidões de regularidade: FGTS, INSS e Tributos Federais em dia.

Como organizar os comprovantes fiscais

A organização deve ser diária. Acumular documentos para o final do mês é um risco alto.

1. Digitalização imediata: Escaneie ou fotografe documentos assim que recebidos, armazenando-os em nuvem segura.
2. Classificação lógica: Separe por natureza da despesa (RH, material de consumo, serviços de terceiros) e ordem cronológica.
3. Conciliação com o software: Lance a despesa no sistema de gestão no momento em que ela ocorre.

Planejamento financeiro e governança

A sustentabilidade das organizações passa diretamente pelo planejamento financeiro e pela governança corporativa. Uma boa governança no terceiro setor implica em ter um conselho fiscal ativo, políticas de compliance bem definidas e segregação de funções (quem compra não é quem paga).

O planejamento permite prever fluxos de caixa, criar fundos de reserva e diversificar fontes de receita, reduzindo a dependência de um único financiador. Além disso, a adequação à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) é hoje parte integrante da prestação de contas, garantindo que os dados de beneficiários e doadores sejam tratados com segurança.

Tecnologias para facilitar a gestão

O uso de tecnologia é mandatório para a eficiência e transparência em ONGs modernas. Ferramentas atuais incluem:

1. Sistemas de gestão integrada (ERPs): Softwares específicos para o terceiro setor que integram financeiro, contábil e gestão de projetos.
2. Automação bancária: APIs que conectam o banco ao sistema de gestão, importando extratos automaticamente e reduzindo erro humano.
3. Armazenamento em nuvem: Garante a segurança dos dados e facilita o acesso para auditorias remotas.
4. Plataformas de transparência: Ferramentas que publicam em tempo real os resultados dos projetos para os doadores (blockchain tem sido usado para rastreabilidade de doações).

Como lidar com auditorias externas

A auditoria não deve ser temida, mas vista como uma ferramenta de melhoria. Para passar por ela tranquilamente:

1. Mantenha a contabilidade fechada mensalmente.
2. Tenha um ‘Data Room’ (virtual ou físico) com toda a documentação organizada.
3. Responda aos questionamentos do auditor com clareza e evidências.
4. Implemente as recomendações do relatório de auditoria (Carta de Gerência) para aprimorar processos futuros.

Checklist de prestação de contas

Use este checklist rápido para validar seu processo:

1. [ ] As despesas estão previstas no Plano de Trabalho?
2. [ ] Todos os pagamentos foram feitos via transferência eletrônica ou cheque nominal?
3. [ ] As Notas Fiscais estão emitidas contra o CNPJ da entidade e identificam o projeto?
4. [ ] Foram realizadas as cotações de preços prévias?
5. [ ] Os tributos sobre serviços e folha foram recolhidos?
6. [ ] O saldo bancário final está conciliado (zero ou devolvido)?
7. [ ] Os relatórios de atividades comprovam o cumprimento das metas físicas?
8. [ ] A documentação está digitalizada e salva em backup seguro?

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