A segregação de contas no terceiro setor não é apenas uma boa prática administrativa; é uma exigência compulsória que garante a sobrevivência e a idoneidade das organizações.
Assegurar que os recursos financeiros de cada projeto sejam devidamente apartados evita a mistura de fundos (confusão patrimonial), facilita a prestação de contas e atende plenamente às rigorosas exigências dos órgãos de controle.
Entenda o conceito de segregação de contas
A segregação de contas no terceiro setor refere-se à obrigação legal e contábil de tratar separadamente cada receita e despesa vinculada a projetos, convênios, parcerias ou atividades específicas de uma Organização da Sociedade Civil (OSC).
Normas como a ITG 2002 (R1) exigem essa distinção clara. Para ONGs e demais entidades, esse rigor protege a transparência e a rastreabilidade do dinheiro, ponto crítico quando se trata de verbas públicas ou incentivos fiscais.
Consolidar recursos em um ‘caixa único’ sem a devida identificação por centro de custos é uma prática vedada e de alto risco.
A padronização desses processos e a análise consistente de dados financeiros tornam as decisões da diretoria mais seguras, evitando retrabalho e questionamentos futuros.
Por que a separação de recursos é essencial?
A gestão apartada de recursos por atividade ou termo de fomento é mandatória. Misturar fundos de finalidades distintas viola princípios básicos da contabilidade e da legislação vigente. Cada valor deve ser aplicado estritamente conforme sua destinação e as regras do contrato ou edital que o originou.
Identificar a origem e a aplicação exata dos recursos impede penalidades severas e a responsabilização solidária dos gestores (que podem responder com o patrimônio pessoal). Esse cuidado viabiliza a emissão de relatórios precisos para financiadores, conselhos fiscais e para a Receita Federal.
Além da conformidade, metas claras e indicadores segregados ajudam a priorizar ações, controlar custos operacionais e manter a previsibilidade financeira da instituição.
Obrigações legais e normas vigentes
O cenário regulatório atual é rigoroso. A ITG 2002, aprovada pelo Conselho Federal de Contabilidade, impede o registro genérico de receitas. Toda movimentação deve ser demonstrada de modo individualizado.
Além das normas contábeis, é fundamental observar a Lei 13.019/2014 (MROSC – Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil).
Esta lei trouxe a exigência explícita de que os recursos recebidos de parcerias públicas sejam geridos em conta bancária específica e isenta de tarifas, movimentada exclusivamente por meios eletrônicos que permitam a identificação dos beneficiários finais.
O descumprimento dessas normas, incluindo instruções da Receita Federal e decretos correlatos, gera sanções administrativas, glosas de despesas e riscos fiscais.
Riscos de não realizar a segregação de contas
A falha na segregação de contas no terceiro setor inviabiliza a comprovação da boa aplicação dos recursos. Isso deixa a organização vulnerável a:
- Autuações e Multas: Por parte do fisco e órgãos de controle.
- Perda de Certificações: Como o CEBAS, essencial para imunidades tributárias.
- Devolução de Verbas: Obrigação de devolver dinheiro público corrigido, caso não se prove o nexo causal da despesa.
- Responsabilidade Civil: Administradores podem responder por má gestão ou desvios, sofrendo bloqueio de bens e restrições em cadastros oficiais.
- Dano à Reputação: Apontamentos em auditorias externas e denúncias ao Ministério Público minam a credibilidade da ONG.
Como implementar a gestão segregada
Para garantir a conformidade, a implementação deve ocorrer em duas frentes principais: Contábil e Administrativa.
Normas contábeis e plano de contas
De acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade, a entidade deve estruturar seu Plano de Contas de forma a permitir a criação de Centros de Custos para cada projeto. Isso garante registros individualizados de receitas, despesas e saldos, segregando contabilmente o que pertence ao Projeto A, ao Projeto B e à administração central.
Controles e práticas administrativas
É recomendável, e muitas vezes obrigatório (no caso de verbas públicas), a abertura de contas bancárias exclusivas para cada projeto.
Isso facilita a conciliação bancária e garante que o extrato do banco seja um espelho fiel da execução do projeto.
Nunca se deve utilizar o saldo de um projeto para cobrir, mesmo que temporariamente, o ‘buraco’ de outro (a prática conhecida como ‘pedalada’ interna), pois isso fere o princípio da segregação.
Ferramentas para facilitar o controle
A tecnologia é a maior aliada na segregação de contas no terceiro setor. O uso de planilhas manuais é desaconselhado devido ao alto risco de erro humano.
- Softwares de Gestão (ERP): Utilize sistemas financeiros homologados ou especializados no terceiro setor, que permitam o bloqueio de pagamentos sem saldo no centro de custo específico.
- Automação Bancária: Plataformas que integram o extrato bancário diretamente à contabilidade agilizam a conciliação e garantem que nenhum centavo fique sem classificação.
- Gestão de Documentos: A digitalização e organização de comprovantes fiscais por projeto, em nuvem, facilitam auditorias e fiscalizações a qualquer tempo.
Benefícios de uma gestão financeira organizada
- Transparência Absoluta: Facilita a captação de novos recursos, pois doadores confiam em organizações organizadas.
- Segurança Jurídica: Aprovação de contas com ressalvas mínimas ou inexistentes.
- Proteção ao Gestor: Redução drástica de riscos pessoais para a diretoria.
- Eficiência Operacional: Controle efetivo do fluxo de caixa e prevenção de fraudes internas.
Passos práticos para regularizar sua entidade
- Revise o Plano de Contas junto à sua contabilidade para criar centros de custos para cada projeto vigente.
- Adote o princípio de uma conta bancária por projeto financiado, sempre que possível ou exigido.
- Implemente um sistema de gestão que integre financeiro e contábil, eliminando retrabalho.
- Capacite a equipe sobre a proibição de misturar recursos e a importância da classificação correta das despesas.
- Realize auditorias internas preventivas para identificar falhas antes da prestação de contas final.
Sua organização está protegida?
A complexidade das leis e normas contábeis exige acompanhamento especializado. Não coloque o propósito da sua causa em risco por falhas na gestão financeira.
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