O reembolso de despesas para voluntários sem vínculo empregatício é um tema de atenção vital para as Organizações Não Governamentais (ONGs) e demais entidades do Terceiro Setor. Assegurar a justa compensação dos gastos dos voluntários, sem gerar laços de emprego, demanda cautela e pleno conhecimento da legislação atualizada. Este artigo detalha as melhores práticas para um ressarcimento de custos transparente e em conformidade legal.
Entenda o trabalho voluntário e sua essencialidade
O trabalho voluntário, conforme a Lei nº 9.608/98, representa uma atividade não remunerada, ofertada de forma livre e espontânea a uma entidade sem fins lucrativos. Ele é um pilar de diversas ONGs e outras Organizações da Sociedade Civil (OSCs), sendo a força motriz para a execução de projetos sociais, ambientais e humanitários.
Os voluntários assumem um papel fundamental, doando seu tempo, habilidades e conhecimento. Eles potencializam o trabalho dos profissionais, expandindo o alcance e o impacto das organizações.
A formalização do trabalho voluntário por meio do Termo de Adesão ao Voluntariado é indispensável. Tal documento deve ser claro, especificando as atividades, os direitos e deveres de ambas as partes, conferindo segurança jurídica e clareza à relação.
Atenção! O ressarcimento de custos não é vínculo empregatício
Um dos maiores desafios enfrentados pelas ONGs reside em balancear o reembolso de despesas para voluntários sem vínculo e a necessidade de evitar que se configure uma relação de emprego. É crucial delimitar o que pode ou não ser ressarcido.
Gastos com transporte e alimentação, diretamente ligados à execução da atividade voluntária e previamente acordados, são geralmente passíveis de ressarcimento de despesas. A comprovação detalhada de cada gasto é essencial. Além disso, os valores devem ser sensatos, compatíveis com a realidade do mercado e a capacidade financeira da organização.
Sob nenhuma hipótese, devem ser reembolsados valores que caracterizem salário disfarçado. Pagamentos regulares, fixos e não vinculados a um gasto real e comprovado, mesmo sob a rubrica de ‘ajuda de custo’ ou reembolso de custos de voluntariado, podem ser entendidos como remuneração, configurando vínculo empregatício e acarretando encargos trabalhistas e previdenciários.
O que diz a lei brasileira sobre a compensação de despesas?
A Lei nº 9.608/98 (Lei do Voluntariado) é a principal norma que rege o trabalho voluntário no Brasil. Ela define as diretrizes para a atuação dos voluntários e sua relação jurídica com as organizações, deixando claro que o trabalho voluntário não gera vínculo empregatício, nem obrigação de natureza trabalhista, previdenciária ou afim, desde que cumpridos os requisitos legais, como a assinatura do Termo de Adesão.
Embora a lei não detalhe o processo de reembolso de despesas, a jurisprudência e as boas práticas de governança apontam para a necessidade de o ressarcimento ser estritamente relacionado aos custos que o voluntário teve para realizar o trabalho, sem gerar lucro ou benefício financeiro.
É prudente que as organizações acompanhem decisões judiciais recentes (jurisprudência) que possam influenciar a interpretação da lei. Consultar um advogado especializado em Terceiro Setor e um contador é sempre recomendado.
Como criar uma política de reembolso eficaz?
A criação de um regulamento interno claro e objetivo é o ponto de partida para uma política de compensação de despesas para voluntários eficaz. O documento deve ser de fácil acesso a todos e explicitar:
- Quais despesas são passíveis de reembolso (ex: transporte, alimentação em serviço).
- Limites máximos para cada tipo de despesa, definidos de forma razoável e baseada na realidade.
- Procedimentos para solicitação, como prazos e formulários.
- Métodos de comprovação aceitáveis (notas fiscais, recibos, etc.).
Valores exagerados no ressarcimento de despesas para o voluntário podem levantar suspeitas e aumentar o risco de configuração de vínculo empregatício. A contabilidade para ONGs deve refletir essa política, registrando o reembolso como uma despesa de custeio da atividade, não como um benefício ao indivíduo.
Exemplos de ressarcimento dentro da lei
Para o reembolso de despesas de transporte, priorize a comprovação do gasto real. Caso o voluntário utilize veículo próprio, estabeleça um valor por quilômetro rodado baseado em tabelas de referência atualizadas e que cubra apenas o custo operacional (combustível e desgaste).
O reembolso de despesas com alimentação deve se restringir às refeições necessárias e realizadas durante a atividade voluntária. É fundamental evitar o pagamento de qualquer tipo de ‘auxílio-alimentação’ ou ‘cesta básica’ mensal, pois isso é um forte indício de salário indireto.
Para despesas adicionais, como a compra de materiais utilizados no trabalho voluntário, exija a apresentação de notas fiscais em nome da organização (quando possível) ou do voluntário. Se o material for reutilizável ou de alto valor, ele deverá ser incorporado ao patrimônio da organização após o uso.
Contabilidade transparente: Gestão sem dúvidas
É crucial registrar corretamente todos os ressarcimentos na contabilidade para ONGs. Utilize um plano de contas adequado, classificando o reembolso de despesas para voluntários sem vínculo em uma conta específica de despesas operacionais ou administrativas. Mantenha a documentação organizada e acessível para auditorias e fiscalizações.
A transparência é vital para evitar questionamentos. Divulgue a política de ressarcimento a todos, demonstrando como os recursos são utilizados de forma responsável.
Realize auditorias internas periodicamente para verificar a conformidade dos ressarcimentos com a política da organização e a legislação vigente. Isso auxilia na identificação e correção de eventuais irregularidades, fortalecendo a gestão e a governança.
Como o termo de adesão protege a organização?
O Termo de Adesão ao Voluntariado deve incluir cláusulas específicas sobre o reembolso de despesas ou fazer referência direta à Política de Reembolso da organização. Defina de forma explícita a natureza da relação como puramente voluntária e não empregatícia.
Um termo bem elaborado e assinado por ambas as partes é a principal ferramenta para garantir a segurança jurídica. Consulte um advogado especializado para criar um termo que reflita a legislação atualizada e as necessidades da sua organização.
Atualize o termo e a política de compensação de custos de voluntários periodicamente, refletindo mudanças na legislação ou nas práticas internas.
Esclarecendo as regras do reembolso de despesas para voluntários
A correta gestão do reembolso de despesas para voluntários sem vínculo é fundamental para manter a legalidade de sua ONG.
- Pagamento de valores fixos mensais para despesas (como transporte ou alimentação) não é recomendado. Tais práticas podem ser interpretadas como salário disfarçado, sendo seguro apenas reembolsar despesas comprovadas e relacionadas à atividade.
- O pagamento de ‘auxílio-alimentação’ ou valores mensais fixos deve ser evitado a todo custo, pois é um forte indício de vínculo empregatício. O ideal é ressarcir apenas as refeições realizadas no período da atividade, mediante apresentação de comprovantes.
- Para comprovar despesas sem nota fiscal, aceite outros comprovantes, como recibos manuais ou declarações de gastos menores, desde que contenham a identificação (do prestador ou do voluntário), a data, o valor e a descrição da despesa, atestando que o gasto foi real e necessário.
- É crucial definir limites razoáveis para o reembolso, baseados na realidade da organização e nos custos de vida da região. Valores excessivamente altos podem levar a questionamentos fiscais e trabalhistas, correndo o risco de a Receita Federal ou a Justiça do Trabalho caracterizarem o vínculo empregatício.
Segurança jurídica e transparência: O próximo nível para sua ONG
O reembolso de despesas para voluntários sem vínculo é uma prática essencial, mas que exige rigoroso alinhamento legal e transparência contábil para evitar passivos. Sua ONG deve operar com a máxima segurança jurídica para focar plenamente em sua missão.
Quer otimizar a política de ressarcimento de despesas dos seus voluntários, garantir a conformidade legal e proteger sua Organização Não Governamental de riscos trabalhistas e fiscais?
Nós somos a Gestão Terceiro Setor, uma empresa especializada em consultoria para o Terceiro Setor. Temos profundo conhecimento na legislação aplicável à sua realidade, incluindo a Lei do Voluntariado, o Marco Regulatório das OSCs e as regras fiscais.
Assim como oferecemos suporte para a correta gestão do reembolso de despesas, também auxiliamos novas iniciativas a nascerem de forma correta e segura, prestando o serviço de abertura de empresa no terceiro setor.
Se sua iniciativa ainda não é uma ONG ou se precisa de auxílio para formalizar uma nova entidade, nós garantimos que ela seja constituída sob a natureza jurídica mais adequada, com toda a documentação (estatutos, termos de posse, etc.) alinhada às melhores práticas de governança e, é claro, preparada para gerir o voluntariado e suas despesas sem complicações futuras.
Entre em contato conosco hoje mesmo! Nossos especialistas estão prontos para auxiliar sua organização a crescer com segurança e transparência.
